French Team IP Administrator / IP Paralegal
Withers & Rogers · Direct employer
Please note that this role requires professional fluency in both French (C2) and English (minimum B2).
About Us
Withers & Rogers is one of Europe’s largest dedicated intellectual property law firms, with over 200 staff located across the UK, Germany and France. Established more than 140 years ago, we remain as passionate as ever about making intellectual property work to our clients’ best advantage. Today, our clients include many renowned, innovative organisations from across Europe, North America, and Asia.
We believe that our patent and trade mark attorneys, support, and operations staff have a breadth of expertise and a depth of specialist sector knowledge that is second to none. Our purpose is to build trusting relationships, and our vision is to be an independent, responsible, sustainably profitable, and globally focused firm.
The Role
An exciting opportunity has arisen for an IP Administrator/IP Paralegal to join our growing team in France. The successful candidate will be required to work closely with our teams in France, the UK and Germany to provide a high-quality service to clients both in France and worldwide.
The contractual base for this role will be in one of our Paris, London, Munich, Bristol, Sheffield, or Birmingham offices. Withers & Rogers operates a flexible hybrid working policy, giving flexibility on office attendance while meeting the needs of the firm and its clients. Since this position is with our French team, occasional travel to Paris will be required according to the needs of the team and our clients.
In this role, your responsibilities will include:
- Full secretarial support, including all typing of documents, including letters, emails, and patent specifications.
- Managing own and team inboxes, processing emails and posts (both hard copy and electronic).
- Accurate and daily maintenance of the computerised case management system, including following workflows, generating correspondence from templates, and liaising with our internal Records and Accounts departments, as well as sister company Withers & Rogers Renewals.
- Preparation of official forms for French, European and other-country patent applications, and design applications where necessary, including use of online filing portals, ensuring the payment of official fees and reporting accurately to clients.
- Organising and prioritising own workload and keeping a level-headed approach in a busy working environment.
- Accurately following Withers & Rogers processes and procedures, and client-specific processes and procedures where applicable.
- Producing/maintaining documentation to capture processes developed for key clients.
- Accurate preparation and processing of invoices, using e-billing systems where necessary.
About You
To join us as an IP Administrator/IP Paralegal, you’ll need:
- Demonstrable IP Administrator/IP Paralegal experience.
- A passion for working in a dynamic international professional services firm and delivering excellent service to our clients.
- Professional fluency in French and English (C2 level in French and B2 level as a minimum in English).
- Excellent communication skills and an ability to interact confidently with all levels of internal and external contacts in both English and French.
- Excellent attention to detail.
- The ability to balance and prioritise workload and to be proactive in helping other members of the team.
- The Ability to manage an attorney's emails, judge urgency, and take action or escalate as required.
- Good Microsoft package skills, particularly Outlook, Word and Excel (essential), ideally with experience of case management systems and following/generating standard procedures and templates for repeat tasks.
- The desire to learn and a willingness to become involved in the wider firm and to develop improvements to our internal processes.
- The ability to work individually and within a team.
Your Rewards
We offer a competitive salary, flexible working options, a positive and welcoming work environment, plus a range of additional benefits.
Applications will be reviewed as they are received, so early applications are encouraged.
We foster a supportive and inclusive culture where employees are encouraged to broaden their knowledge, challenge themselves and contribute their ideas.
If you think you have the skills to succeed in this role in a dynamic and growing team, we would love to hear from you.
Assistant(e) PI pour l’équipe Française
Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais (niveau C2 en français et niveau B2 minimum en anglais).
À propos de nous
Withers & Rogers est l'un des plus grands cabinets de conseils spécialisés en propriété intellectuelle en Europe, avec plus de 200 collaborateurs répartis entre le Royaume-Uni, l'Allemagne et la France. Fondé il y a plus de 140 ans, notre engagement reste intact pour que la propriété intellectuelle soit au service de nos clients. Aujourd'hui, nous comptons parmi nos clients de nombreuses entreprises renommées et innovantes d'Europe, d'Amérique du Nord et d'Asie.
Nous sommes convaincus que nos conseils en brevets et marques, ainsi que nos équipes de soutien et opérationnelles, possèdent une expertise sectorielle et une connaissance approfondie inégalées. Notre objectif est de bâtir des relations de confiance et notre vision est d'être un cabinet indépendant, responsable, durablement rentable et tourné vers l'international.
Le poste
Une opportunité passionnante s'offre à un(e) assistant(e) PI pour rejoindre notre équipe en pleine expansion en France. Le/La candidat(e) retenu(e) travaillera en étroite collaboration avec nos équipes en France, au Royaume-Uni et en Allemagne afin de fournir un service de haute qualitéà nos clients, en France comme à l'international.
Le poste sera basé dans l'un de nos bureaux de Paris, Londres, Munich, Bristol, Sheffield ou Birmingham. Withers & Rogers applique une politique de travail hybride et flexible, offrant une certaine souplesse quant à la présence au bureau, tout en répondant aux besoins du cabinet et de ses clients. Ce poste étant au sein de notre équipe française, des déplacements ponctuels à Paris seront nécessaires en fonction des besoins de l’équipe et de nos clients.
Vos responsabilités incluront:
- Assistance administrative complète, incluant la saisie de tous les documents (lettres, courriels et spécifications de demandes de brevets).
- Gestion de votre boîte mail et de celle de l'équipe, traitement du courrier (papier et électronique).
- Mise à jour quotidienne et rigoureuse du système informatisé de gestion des dossiers, incluant le respect des procédures, la rédaction de correspondance à partir de modèles et la liaison avec nos services d’Enregistrements (Records) et de la Comptabilité, ainsi qu'avec notre filiale Withers & Rogers Renewals.
- Préparation des formulaires officiels pour les demandes de brevets en France, en Europe et dans d’autres pays, ainsi que pour les demandes de dessins et modèles, le cas échéant, incluant l'utilisation du logiciel de dépôt en ligne, le paiement des taxes officielles et la rédaction de rapports détaillés pour les clients.
- Organiser et prioriser sa propre charge de travail et garder son sang-froid dans un environnement de travail dynamique.
- Respecter rigoureusement les processus et procédures de Withers & Rogers, ainsi que ceux des clients, le cas échéant.
- Rédiger et tenir à jour la documentation relative aux processus développés pour les clients clés.
- Préparer et traiter les factures détaillées, en utilisant les systèmes de facturation électronique si nécessaire.
À propos de vous
Pour nous rejoindre en tant qu’assistant(e) PI, vous devrez posséder les compétences suivantes:
- Une expérience en tant qu'assistant(e) PI.
- Une passion pour le travail au sein d'un cabinet international dynamique spécialisé dans les services professionnels et pour la prestation d'un service d'excellence à nos clients.
- Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais (niveau C2 en français et niveau B2 minimum en anglais).
- Excellentes aptitudes à la communication et une capacitéà interagir avec assurance avec tous les niveaux d'interlocuteurs internes et externes, en anglais comme en français.
- Rigueur et soucieux du détail.
- Capacitéà gérer et prioriser sa charge de travail et à apporter son aide aux autres membres de l'équipe.
- Capacitéà gérer les courriels d'un conseil, àévaluer l'urgence des demandes et à prendre les mesures nécessaires ou à les transmettre à un supérieur si nécessaire.
- Excellente maîtrise des outils Microsoft, notamment Outlook, Word et Excel (indispensable), idéalement avec une expérience des systèmes de gestion de dossiers et une expérience dans l’utilisation et/ou la rédaction de procédures et modèles standardisés pour les tâches récurrentes.
- La volonté d'apprendre, le désir de s'impliquer dans l'ensemble du cabinet et d'apporter des améliorations à nos processus internes.
- Capacitéà travailler de manière autonome et en équipe.
Avantages
Nous offrons un salaire compétitif, des modalités de travail flexibles, un environnement de travail positif et accueillant, ainsi qu'un ensemble d'avantages sociaux.
Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception ; nous vous encourageons donc à postuler rapidement.
Nous cultivons une culture de travail bienveillante et inclusive où chacun est encouragéà développer ses compétences, à se dépasser et à partager ses idées.
Si vous pensez avoir le profil idéal pour réussir, n'hésitez pas à nous contacter.
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